8月21日，第十四届中国科协年会筹备工作汇报调度会在太行国宾馆召开。省年会筹备工作领导小组各副组长，领导小组办公室主任、副主任，办公室各工作组组长、副组长，有关新闻媒体负责人参加会议。省年会筹备工作领导小组组长、省委副书记赵勇出席会议并讲话。会议由省政府副省长龙庄伟主持。石家庄市服务保障工作领导小组组长、石家庄市委副书记、市长姜德果参加会议并从年会筹备工作进展情况、目前存在问题及下步工作安排三个方面做了汇报。
会议首先听取了十六个工作组关于筹备工作进展情况的汇报，互动研究协调了有关问题。我市汇报后，赵勇指出，石家庄市前一阶段做了很多工作，很好。下一步工作安排也很好，主要是要把信访稳定问题摆在突出位置，坚持两个“彻底”，即“彻底排查各类矛盾、纠纷、隐患；彻底解决能够解决的问题”，在此基础上做好相应的工作，把石家庄的美名传向祖国的四面八方。赵勇指出，这次会议很有必要，十六个工作组汇报了前一阶段的工作，又进行了互动交流，总的看，各工作组、各厅局、各部门按照庆黎书记、庆伟省长重要批示精神和省委、省政府决策部署，尤其是省委常委会研究意见，从大局着眼，以高度的责任感、使命感开展年会前期筹备工作，总的讲，高度重视、抓主动、成效明显。本届年会人数最多、规模最大、影响最大，特别是临近十八大，非常敏感，开不好会造成负面影响。省委、省政府高度重视，各单位也理解了省委、省政府的要求。下一步工作很重，这次会议既是一个协调会，又是一个迎战动员会，要进一步紧张起来，用倒计时的状态做好各项准备工作。庆黎书记、庆伟省长分别作出重要批示，要求领导小组以高度的责任感、严谨求实的作风、精益求精的做好年会准备工作，确保年会有一个好效果，做到领导满意、与会代表满意、群众满意。总的说，就是高标准、高质量、高效率做好各项筹备工作，以科协年会促进经济强省建设，把科协年会办成科技的盛会、百姓的节日。
赵勇最后强调了五点意见：一是进一步提高思想认识。省委省政府一再强调，承办科协年会是我们的光荣，不要就会论会，是要通过年会，促进我们的工作，活跃工作全局。通过年会促进我省科技创新，真正实现创新促动发展，科技引领未来。通过年会促进结构调整，通过打造人才高地来打造产业高地，通过优化人才结构来优化产业结构，总书记7.23讲话对落实科学发展观、转变发展方式进行了系统深刻的阐述，我们要创造新的发展方式、新的生产方式、新的产业，都要靠科技。通过年会提高全省人民科技文化素质，信科技、不信鬼神，信科技、不信落后的文化，要通过年会营造这种氛围。通过年会振奋全省干部群众精神，办一届成功的年会，像办奥运一样，可以凝聚人心、齐振精神。把这件大事、喜事办好，就可以凝聚力量，可以营造好的精神状态，要从战略全局的高度认识，不要就事论事。现在进入最后冲刺阶段，各级各部门要把筹备年会作为首要任务，各项工作尽量往前赶，赢得主动、赢得时间。各部门之间要通力协作，各工作组之间要无缝隙对接，建立办公室工作制度，筹备工作要一天一汇总，一天一调度，有什么问题解决什么问题。二是进一步明确目标任务。按照书记省长要求，进一步明确4个目标：和谐稳定。这是首要目标，安全出了问题，相当于100-1=0甚至会出现负数。安全保卫工作要做到万无一失。特别强调了4个层面的问题，包括会场、住地、社会面，信访必须做到万无一失。环境优美。石家庄市委、市政府前期做了大量的工作，距年会开幕还有18天，要来一次大清扫、大整顿，以清新整洁文明的形象展示给与会代表，展示给世人。服务一流，以一对一的服务、个性化的服务赢得与会代表的赞扬。宾馆要集中，所有参与接待的人、各大宾馆都要提前培训，特别是通过志愿者和各大酒店要建立一个反馈跟踪调整机制，达到让与会代表满意。成效明显。这也是庆黎书记要求的。不能搞空对空，成效明显主要体现在项目对接、人才对接、专家座谈的质量、报告会的质量、老百姓的受益程度上，让老百姓感受科技的魅力、创新的魅力。三是进一步细化工作措施。举办这样的活动，成败在细节，到这个阶段，工作要对照这次会议要求进一步梳理，来一次回头看，还有哪些薄弱环节，还有哪些需要加强的和新的要求和任务，要再具体化，各组方案要再细化。把每一项任务分解到每个环节、每个人、每个时间节点。各组力量要再充实、再调整，确保年会工作人员、安保人员、志愿者能够精干、高效。责任要进一步夯实，坚持目标责任制、任务包干制、责任追究制。四是进一步营造氛围。以年会凝聚精神、凝聚力量，宣传组要抓紧出台三个阶段的宣传方案，电视台、电台、报社要根据各自媒体特点细化宣传方案，就像办奥运一样，把年会氛围营造起来。除媒体外，街道、出租、公交车、电子屏、短信等由石家庄市统筹。综合组拟出短信内容，由电信部门具体操作。中央驻冀新闻单位要高度重视，找准切入点，根据河北特点精心策划、营造氛围。河北日报要开始搞倒计时，可以出版一期特刊《科技的盛会百姓的节日》，将年会亮点和精彩活动介绍宣传。五是进一步加强组织领导。这次会议就是加强组织领导的具体标志。在省委、省政府的领导下，领导小组高效有序的工作，各相关厅局、各工作组主要负责同志亲自抓，抓细节、抓薄弱环节，抓各种问题的解决、抓难点。今后还要进一步加强组织领导，主要负责同志要亲自上手，还要集中办公，集中力量。要有倒计时状态，石家庄市要继续全市动员，切实加强领导，各级各部门都要动员起来，为年会营造好的氛围，创造好的条件。
赵勇还强调，要在前一阶段工作做好的基础上，把下一步各项筹备工作做的更细、更好。经费问题是要保障的，要坚持勤俭节约原则，勤俭办事业、勤俭办会，这本身就是讲究实效。不要大手大脚。除精打细算、压缩开支外，可以考虑研究市场化运作。他最后强调，年会已经进入冲刺阶段，要发挥连续作战的作风，以高度的责任感和使命感，把年会筹备好，把这件大事喜事办好，以优异的成绩向省委、省政府，向中央交一份满意的答卷，迎接十八大召开。